Mitä pienyrityksen verkkosivujen kuukausiylläpito sisältää?

Kuukausiylläpidon tarkoitus on tehdä verkkosivujen hoidosta ennakoitavaa. Yrittäjän ei tarvitse muistella, kuka viimeksi muutti asetuksia tai kenelle ongelmasta ilmoitetaan. Vastuun pitää kuitenkin näkyä sopimuksessa, jotta kuukausimaksun sisältö on ymmärrettävä.

Pienyritykselle paras lähtökohta on lyhyt, sivuston todellisiin toimintoihin perustuva tehtävälista. Kaikkia mahdollisia lisäpalveluita ei tarvitse ostaa samalla kertaa.

Kirjaa säännölliset tehtävät

Pyydä ylläpitäjää kuvaamaan, mitä tarkistetaan ja kuinka usein. Työlistassa voidaan käsitellä esimerkiksi käytössä olevia ohjelmistoja, sovittua palautusvalmiutta ja tärkeimpien asiakastoimintojen kokeilua. Sisältö riippuu sivuston tekniikasta.

Jos sivusto on WordPressissä, ylläpitotyö eroaa staattisen sivuston työnkulusta. Älä hyväksy yhtä yleistä kuvausta kaikille järjestelmille. Kysy, mitkä tehtävät ovat juuri sinun sivustosi kannalta tarpeellisia.

Tarkista lomakkeiden ja viestien vastuut

Asiakkaan näkökulmasta toimiva sivusto on kokonainen polku: palvelu löytyy, lomake lähettää tiedon ja yritys vastaanottaa sen. Sovi, miten tämä tarkistetaan ja kenelle viestien saapumisen ongelmasta ilmoitetaan.

Yrityssähköpostia voi hoitaa eri taho kuin verkkosivustoa. Kirjaa toimittajien työnjako, jotta asia ei jää kahden tukipalvelun väliin. Tarvittaessa tutustu myös yrityssähköpostin palveluun.

Määrittele pieni sisältömuutos

Jos pakettiin sisältyy muutostyötä, pyydä esimerkit. Yhteystiedon vaihtaminen, hinnan päivittäminen ja kokonaan uuden palvelusivun suunnittelu ovat eri kokoisia tehtäviä.

Sovi seuraavat käytännöt:

• paljonko työaikaa hintaan kuuluu;
• millä tarkkuudella aika lasketaan;
• kuka toimittaa valmiit tekstit ja kuvat;
• mitä käyttämättömälle ajalle tapahtuu;
• milloin lisätyölle pyydetään hyväksyntä.

Näin sekä yrittäjä että ylläpitäjä tietävät, miten tavallinen muutos etenee. Muutos ei jää odottamaan siksi, että sen sisältö on epäselvä.

Sovi palveluajoista ja kiireellisestä avusta

Erottele tukipyynnön vastaanotto, ensimmäinen vastaus ja työn valmistuminen. Ne eivät tarkoita samaa. Myöskään automaattinen ilmoitus pyynnön saapumisesta ei ole lupaus korjauksen aikataulusta.

Jos tarvitset ilta- tai viikonlopputukea, kysy sen saatavuudesta erikseen. Tavallinen ylläpitosopimus ei ole automaattisesti päivystyspalvelu. Määrittele samalla, kuka yrityksessä saa tilata kiireellistä lisätyötä.

Pyydä ymmärrettävä raportti

Hyödyllinen raportti kertoo tehdyt toimet, mahdolliset havainnot ja avoimet päätökset. Yrittäjän ei tarvitse saada pitkää teknistä tulostetta. Olennaista on ymmärtää, mitä on hoidettu ja tarvitaanko omaa päätöstäsi.

Raportissa voidaan mainita esimerkiksi toteutettu muutos ja tarkistettu toiminto. Jos jotain jäi odottamaan toisen toimittajan vastausta, myös se pitää näkyä. Sovittu raportointitapa tekee työn seurattavaksi.

Tarkista sopimuksen päättyminen

Selvitä irtisanomisaika, lisenssien jatko ja käyttöoikeuksien luovutus. Yrityksesi domainin, sisällön ja palvelutietojen pitää pysyä hallittavina myös ylläpitäjän vaihtuessa.

Autan verkkosivujen ylläpidon suunnittelussa ja toteutuksessa erikseen sovittavalla laajuudella. Vertaa sisältöä myös ylläpidon kustannusoppaaseen.

Usein kysyttyä

Sisältyykö hakukonenäkyvyyden kehittäminen kuukausiylläpitoon?

Ei välttämättä. Tekninen ylläpito, uusien sisältöjen kirjoittaminen ja jatkuva hakukonetyö kannattaa nimetä erikseen. Pyydä tarjous niistä tehtävistä, joita tarvitset.